現金管理が面倒
経理業務の中で、現金の管理を任されていると様々な作業があり、手間を感じることも多いのではないでしょうか。
現金管理に関する主な業務は次の通りです。
■ 手元現金の調整
■ 残高推移の記録■ 月末・年度末の現物のカウントちょっとしたことで現金が必要になることもあります。
そのため、常に手元に現金を用意しておかなければなりませんし、現金が足りなくなったら銀行にいかなければなりません。
また、毎日の作業として、現金の残高推移を記録する必要があります。
さらに、月末や年度末には実際にカウントして帳簿と現物の一致を確認する作業も必要です。
このように、現金管理は担当者の手間が増えがちです。
一般に現金に掛かるコストは店舗・銀行のATM、輸送費用などで年間1.6兆円ともいわれていますので、なるべく減らしていくのがいいでしょう。
対策：キャッシュレス化を進める
現金管理に関する悩みの解決策はキャッシュレス化を進めることです。
いきなり全てをキャッシュレス化するのは難しいので徐々に変えていきましょう。
例えば、次のような方法があります。
- 法人カードを利用する
- アマゾンなどのネット購入を利用する
キャッシュレスの導入効果は現金管理の手間を削減するだけではなく、消費を促進して、顧客数や顧客単価が増加すると言われています。
担当者の手間が減り、売上も上がる可能性を秘めているので、積極的にキャッシュレス化を進めるのがおすすめです。
運動不足になりがち
経理業務はPC仕事や書類仕事が多く、どうしても座る時間が長くなりがちです。
座る時間が長くなると様々なデメリットがあります。
具体的にはモチベーションが低下し、うつになりやすくなり、総死亡リスクも高まることが分かっています。
特に1日8時間以上座っている人は注意が必要です。
対策1：定期的に立ちあがる
散歩などの運動をする余裕がない人は定期的に立ち上がることで、座るデメリットを減少させる効果があります。
具体的には30分に1回程度は立ち上がるのをおすすめします。
対策2：机の下にサイクルマシンを置く
自分だけ立ち作業ができないという人は、机の下にサイクルマシンなどを置いてみましょう。
座りながらでも体を動かすことで、座るデメリットを解消させることができます。
対策3：立ち作業にする
理想的なのは立ち作業にすることですので、可能であれば取り入れてみましょう。
ただ、いきなり立ち作業にすると疲れる場合があるので、徐々に立ち作業の割合を増やすなどの工夫が必要です。
無茶な依頼が突然くる
決算間近に他部署から無茶な依頼を受けた経験もあるのではないでしょうか。
急な依頼がたくさんくると、重要な決算業務が滞ってしまいます。
対策：期日や優先順位を決めておく
物事には優先順位があります。
無茶な依頼がきたとしても、事前に優先順位を決めておけば迷わずに済みます。
また、期日やスケジュールを決めて公表しておけば急な依頼も格段に減るでしょう。
領収書・請求書の管理が手間
領収書や請求書の管理も手間の一つです。
入出金の経理入力をしてから、ノートなどに貼付け、ファイリング・・と作業が多いです。
また、金額に関係なく同じ作業が必要です。
必要な仕事ではありますが、生産性を感じられないのが悩みどころです。
対策：紙の資料をなくす
紙の資料を電子化することで、面倒な作業から開放されます。
また、電子帳簿保存法に対応することで、原本を保管する必要がなくなります。
最近では、マネーフォワードやfreeeなどのクラウド会計が電子帳簿保存法に対応してきています。
クラウド会計はそのほかにも、請求書の自動作成機能や領収書を撮影して管理する機能があり、経理周り全体を効率化することができます。
クラウド会計を利用することで、紙の資料をなくして、スッキリさせることが可能になります。
当サイトでもクラウド会計の比較記事を作成していますので、気になる人はぜひ参考にしてください。
この記事ではこんな悩みを解決できます■ クラウド会計の新規登録や乗り換えをしたい！■ クラウド会計選びを失敗したくない！■ ペーパーレス化や経理業務を効率化したい！■ おすすめのクラウド会計が知りたい！ けーにゃん[…]
経費精算の提出が遅い
経理の業務はある程度決まったスケジュールで回っています。
そのため、その月の業務が遅れると翌月の仕事に影響が出てしまいます。
提出期限に間に合わない経費精算は担当者にとって悩みのタネです。
対策：経費精算システムの導入
締め日ギリギリの経費精算や一度に大量の経費精算を依頼されると困ってしまいます。
対策としては経費精算システムの導入などがあります。
経費精算システムを導入することで、従業員が申請をいつでもできるようになります。
また、期日が近づいたらアプリなどでリマインドを送れるものもあります。
経費精算システムの導入によって、申請忘れが少なくなったり、承認までのスピードが格段に上がることが期待できます。
さらに、紙の資料も不要になるのでいいことばかりです。
仮払金の管理が面倒・出張精算のミスが多い
遠方の出張で旅費などが必要になると、仮払いをする会社もあると思います。
仮払いは現金のやり取りや書類の作成など、経理担当者と従業員の双方に大きな手間が発生します。
また、領収書をなくしたり、精算にミスがあるとお互い時間がとられてしまうので面倒が多くなりがちです。
対策：経費精算システムと法人カードを導入する
経費精算システムを導入し、従業員には法人カードを持たせて連携させることで現金の管理や、期日に間に合わない経費精算は少なくなります。
また、法人カードを利用することで、利用状況が透明化されるので、不必要な経費の削減に役立ちます。
仕事の忙しい時期と暇な時期がある
ある程度、ルーティン化されたスケジュールで動く経理では忙しい時期と暇な時期が決まっています。
特に決算の時期になれば遅くまで残業しなければならないかもしれません。
逆に暇な時期もあり、落差が大きいのも悩みの一つです。
対策：暇な時間を有効活用する
暇な時間であっても、給料は同じように支払われます。
せっかくなので、有効に活用しましょう。
暇な時間にやっておいたほうがいいことは次の通りです。
■ 情報のアップデート
■ 事前にできることをやっておく情報のアップデート
経理の仕事では、税制の変更などにより定期的にアップデートが必要です。
税制の変更をシステムに反映したり、社内へと周知させなくてはなりません。
忙しい時期は時間がとれませんので、空いている時間に積極的に対応しましょう。
事前にできることをやっておく
経理業務は繁忙期になると、一気に忙しくなります。
事前にできる作業をスケジュールに書き出したり、ルーティンを見直しておくと、繁忙期が多少なりとも楽になるでしょう。
税務署からの電話
ある日突然、税務署から電話がかかってくることがあります。
無視はいけませんが、それほど警戒する必要もありません。
税務署からの電話の要件は次のようなものがあります。
■ 書類の不備
■ 取引先の税務調査の反面調査■ 簡単な修正■ 税務調査の連絡書類の不備
還付金の口座などの記載漏れや、提出した申告書に不備があったりすると連絡がきます。
この場合は、添付書類の追加提出などをすれば解決するケースがほとんどです。
取引先の税務調査の反面調査
取引先に税務調査が入った場合、反面調査として電話がかかってくるケースがあります。
この場合は、支払の金額や時期などを尋ねられますので正直に答えれば大丈夫です。
簡単な修正
書類上確認できる簡単な間違いがあり、修正を求められるケースがあります。
この場合、指示に従って修正申告を行い、追加の税金を納付しましょう。
税務調査の連絡
税務調査が行われる場合、電話がかかってきます。
この場合、自宅や事業所で税務調査が行われるので対応しなければなりません
「無視」は絶対いけません。
日々、資料の管理や会計処理をしていれば、それほど警戒する必要もなく、過剰なお咎めはないはずです。
【参考文献】
・平成29年度産業経済研究委託事業（我が国におけるFinTech普及に向けた環境整備に関する調査検討）調査報告書 / 野村総合研究所
・Association between cardiorespiratory fitness and accelerometer-derived physical activity and sedentary time in the general population / Jacquelyn P Kulinski, Amit Khera, Colby R Ayers, Sandeep R Das, James A de Lemos, Steven N Blair, Jarett D Berry