ペーパーレス化によって、紙の消費を減らし、経理業務を効率化したい人もいるでしょう。
近年はリモートワークによって、データでのやり取りが多くなったことから、ペーパーレス化があらためて注目されています。
特に会計分野では紙の書類も多く、なかなかペーパーレス化が進まないのが現状です。
実は、最近ではペーパーレス化を目的とした法改正やクラウド会計の発達が急速に進んでいて、ペーパーレス化を効率的に進めることができます。
ペーパーレス化によって業務が改善した事例がいくつもありますので、間違いなく有効な手段といえます。
この記事では、ペーパーレス化のメリットや進め方、ペーパーレス化におすすめのクラウド会計を解説します。
ペーパーレス化の方法を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、紙の利用を減らし電子データで管理・活用することです。
最近では、電子帳簿保存法の整備によって、原本の保存期間がとても短くなりました。
そのため、今後はさらにペーパーレス化が進んでいくでしょう。
ペーパーレス化のメリット
コスト削減ができる
事業をする上ではビジネス文書の印刷や請求書発行によって、日々多くの紙が消費されています。
ペーパーレス化によって削減できる代表的なコストは次の通りです。
■ 紙代
■ インク代■ コピー機のレンタル代■ 郵送コスト■ 書類整理の人的コスト■ 保管スペース分の賃料これらのコストはペーパーレス化によって削減することができます。
電子化していくことで、無駄なコストを抑えて本当に必要なことに集中できるようになります。
業務の効率化ができる
電子化したデータは、PCやスマホなどからいつでも確認ができる上、情報共有も簡単です。
会議に参加する分の資料を印刷して・・といったような手間が不要になり、投影するだけで済むようになります。
また、書類の形式をそろえておけばシステム間の連携が可能になり、財務分析などもスムーズにおこなうことができます。
管理スペースが不要になる
ペーパーレス化すると、文書の保管をクラウド上で管理することができるため、オフィスのスペース削減に効果的です。
書類の保管スペースにも賃料がかかっていますので、その分を削減できるのも大きいです。
また、電子文書はキーワードで簡単に検索ができます。
探したい文書にすぐにアクセスできるようになるのも魅力です。
セキュリティの強化につながる
電子化された情報はクラウド上で管理されるので、現物で保管するより盗難のリスクを抑えることができます。
バックアップを取っていれば、復元もすぐにできるため、リスクを最小限に抑えることができるでしょう。
印紙税が不要になる
契約書等の課税文書を作成した場合には、印紙を貼って、双方で保管する必要があります。
国税庁の見解では印紙税がかかるのは「用紙等」を用いた場合であり、電子データのやり取りについては対象外となります。
そのため、電子データで契約書や請求書を発行することによって、印紙税が不要になります。
印紙税も契約金額によって200円から60万円まで幅広くかかるため、ペーパーレス化するメリットは大きいです。
環境に優しい
紙媒体での運用が環境に与える負荷は、決して小さくありません。
紙の運用における主な環境負荷の例は次の通りです。
- 森林伐採
- CO2の排出
- 紙の大量消費
例えば、ペーパーレス化によって、A4用紙を10,000枚減らすだけで、二酸化炭素の排出量を13.6kg削減できます。
ペーパーレス化によって環境に配慮していることをアピールすれば、イメージ向上につながるでしょう。
ペーパーレス化のデメリット
導入費用がかかる
ペーパーレス化には、システム導入や通信環境の整備などの費用がかかります。
また、システムの利用ができるよう研修などの人的コストも発生します。
ですが、長期的に見ると削減効果が大きく、費用以上のメリットが期待できるでしょう。
システム障害の影響を受ける
ペーパーレス化によって、情報がオンラインで管理されるため、停電やネット障害の影響を受けます。
必要なデータが閲覧できないと、業務に支障が出ます。
また、データが消えるといったことも考えられます。
定期的にバックアップを取ったり、システムを最新の状態に維持することで対策が可能です。
ITリテラシーが必要
ペーパーレス化を進めると業務の多くをオンライン上で行うようになります。
そのため、ITリテラシーが必要になります。
研修をおこなったり、使いやすいシステムを構築するなど、誰にでも使える仕組みを並行して整えましょう。
ペーパーレス化できる書類
ペーパーレス化が可能な代表的な書類は次の通りです。
■ 契約書
■ 請求書■ 人事関係の書類■ 会議資料■ システムの仕様書契約書
取引を始める際に交わす、契約書ですが電子化が可能です。
契約書は印紙税がかかる代表的な書類ですが、電子化することで不要になります。
請求書
請求書は取引の際に発生する金額を明記したものですが、ペーパーレス化が可能です。
紙媒体を使った従来の請求書と比べ、作成や印刷、送付の手間や郵送コストが削減できます。
また、取引先ごとの管理も簡単になります。
領収書
領収書は整理やチェックのためにA4ノートに貼り付けたりと手間が多いです。
最近の会計ソフトは、領収書を撮影するだけで電子化できるシステムもありますので、ペーパーレス化を進めやすいです。
人事関係の書類
給与など人事関係の書類は、個人情報も含まれているので機密性が高いです。
紙媒体であれば、盗難のリスクもあったりして管理が大変です。
電子化して、閲覧権限を設けることで情報漏洩のリスクを抑えることができます。
会議資料
ペーパーレス化によってWeb会議などにも対応できるようになります。
Web会議は、距離が離れていても実施できるため、従来の同じ場所に集まって・・のような形式をとる必要がなくなります。
システムの仕様書
分厚いシステムの仕様書はスペースを必要とします。
ペーパーレス化にすることでスペースの削減につながります。
また、必要な個所をキーワード検索することで紙で確認するよりも早く悩みを解決することができます。
原本の保存は不要？
電子帳簿保存法の改正前は国税関係書類などの書類は電子化した後も、一定の期間は紙の原本を保管しておく必要がありました。
最近の改正によって、条件はありますが原本の即時破棄が可能になりました。
原本をすぐに破棄できる条件は次の通りです。
■ 解像度などを一定水準以上で電子化すること
■ 保存先となるシステムやサービスに求められる要件を満たすこと■ 7年間保存し続けられるだけの容量があること■ 改ざんなどを防ぐシステム設計があることペーパーレス化の手順
ペーパーレス化のおすすめの手順は次の通りです。
- ペーパーレス化のためのチームを作る
- 電子化する書類を選別する
- 取引先に連絡する
- 社内ルールを定めて周知する
ペーパーレス化のためのチームを作る
ペーパーレス化を各自で進めると、社内だけでなく取引先にも大きな影響を与えることになり、業務が滞ってしまう可能性があります。
ペーパーレス化は一筋縄ではいかないため、チームを作って計画的に進める必要があります。
取引先に連絡する
ペーパーレス化を進める際は、事前に取引先に連絡しておきましょう。
紙で郵送していた請求書などを急に電子化すると混乱を招く恐れがあります。
ペーパーレス化によって、取引先との関係を悪化してしまっては元も子もありません。
ペーパーレス化を進めていくことや、問い合わせ先を明示しておくと、受け入れられやすいでしょう。
電子化する書類を選別する
ペーパーレス化の目的は効率化やコスト削減です。
紙で管理する方が、運用が効率化する書類であれば無理にペーパーレス化を進める必要はありません。
また、国税関係書類や緊急時に閲覧が必要な資料などは、紙で保存しておいた方がいいでしょう。
社内ルールを定めて周知する
ペーパーレス化を進める際は、社内でも電子データを取り扱うルールを決めておくようにしましょう。
従来の業務フローから変化するため、電子ファイルの格納先や管理方法など新たなルールが必要になるはずです。
また、誰でも利用可能なマニュアルを作るなど、仕組み作りも並行しておこなうのも大切です。
実際に電子化を進める
ここまで事前準備ができたら、少しづつ電子化を進めていきます。
電子化が進んできて、ノウハウがたまってきたら横展開をして一気にペーパーレス化を進めましょう。
ペーパーレス化におすすめのクラウド会計
ここまで見てきたように、クラウド会計とペーパーレス化は相性がいいです。
クラウド会計はレシートを撮影するだけで仕訳に反映される機能などもあり、ペーパーレス化に最適です。
おすすめのクラウド会計の比較は別記事で紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
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